Johtosääntöluonnos

Johtosääntöluonnos esitetään hyväksyttäväksi syyskokouksessa la 14.12.

Esipuhe

Johtosääntö on asiakirja, jolla ohjeistetaan yhdistyksen toimintaa. Tämä yhdistyksen syyskokouksessa 14.12.2019 vahvistettu johtosääntö korvaa aikaisemman johtosäännön ja talousohjeen.

 

Sääntöhierarkia

Johtosääntöön on kirjattu ne yhdistyksen sisäisen valvonnan ja toiminnan periaatteet, jotka eivät käy ilmi Pirkanmaan Seta ry:n säännöissä. Tulkintaristiriidoissa on noudatettava sääntöjä.

Lisäksi johtosäännön tulee olla samassa linjassa yhdistyksen strategian kanssa sekä voimassa olevien lakien ja asetuksien kanssa.

Yhdistyksen korkeinta päätösvaltaa käyttää yhdistyksen kokous. Yhdistyksen kokous pidetään vähintään kaksi kertaa vuodessa, kevätkokous helmi-maaliskuussa ja syyskokous loka-joulukuussa. Ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia pidetään hallituksen kutsusta tarvittaessa tai kun vähintään 10 jäsentä tai 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä erikseen ilmoitetun asian käsittelyä varten hallitukselta kirjallisesti vaatii. Yhdistyksen kokouksesta hallituksen on lähetettävä kirjallinen kutsu postitse tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta. Yhdistyksen kokouksessa on puhe- ja äänivalta varsinaisilla jäsenillä, jotka ovat maksaneet kulumassa olevan vuoden jäsenmaksun 14 vuorokautta ennen yhdistyksen kokousta ja kunniajäsenillä.

Johtosäännön muuttaminen

Hallitus valmistelee johtosäännön. Yhdistyksen vuosikokous vahvistaa johtosäännön.

HALLINTO

Hallitus

Hallituksen tehtävänä on hoitaa yhdistyksen asioita ja omaisuutta. Yhdistyksen palveluksessa oleva työntekijä ei voi asettua ehdolle hallitukseen, mutta hallitus voi nimetä hallituksen ulkopuolelta, esimerkiksi työntekijän, sihteeriksi ja taloudenhoitajaksi. Puheenjohtaja toimii hallituksen kokouksessa puheenjohtajana, hänen ollessa estynyt varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana.

Hallituksen puheenjohtajan tehtävä on toimia yhdistyksen kasvoina julkisuudessa. Hän kommentoi ja antaa julkilausumia Pirkanmaalla yhdistystä koskevissa asioissa. Toiminnanjohtaja on Sinuiksi-palvelun kasvot.

Hallituksen tehtävä on johtaa yhdistyksen toimintaa sekä toimeenpanna yhdistyksen kokousten päätökset, kutsua koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat, valvoa, että yhdistyksen taloutta ja omaisuutta hoidetaan huolella, varmistaa toimintasuunnitelman ja strategian toteutuminen, nimetä jäsenet keskuudestaan yhdistyksen johtoryhmään, ratkaista yhdistyksen jäsenyyttä koskevat kysymykset, vastata siitä, että yhdistyksen toiminta tapahtuu lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ja asettaa keskuudestaan tai sen ulkopuolelta avukseen työryhmiä, jotka hallituksen ohjeiden ja valvonnan alaisena käsittelevät ja hoitavat niille määrättyjä asioita.

Hallituksen työvaliokunta

Yhdistyksen hallituksen sisältä on nimetty työvaliokunta, joka kokoontuu toiminnanjohtajan tai puheenjohtajan esityksestä. Myös työvaliokunnan jäsen voi esittää kokouksen koollekutsumista.

Työvaliokunnan tehtävä on valmistella asioita hallitukselle, käydä läpi palautteet ja käsitellä yli 2000 euron hankinnat. Työvaliokunta vie valmistellut asiat hallituksen kokoukseen päätettäväksi. Hallitus käsittelee työvaliokunnan ja työntekijöiden esitykset. Työvaliokunnan kokouksesta tehdään pöytäkirja, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri.

Tästä valmistelevasta työstä, jonka voidaan katsoa ylittävän normaalin vapaaehtoisen yhdistystoiminnan velvollisuudet, voidaan työvaliokunnan jäsenille maksaa palkkio. Palkkion suuruudesta päätetään vuosikokouksessa.


Nimenkirjoitus

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä hallituksen varsinaisen jäsenen kanssa. Taloudenhoitoa koskevissa asioissa taloudenhoitajalla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi yhdessä puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kanssa. Toiminnanjohtajalla on yksin nimenkirjoitusoikeus tehdessään Sinuiksi-palvelua koskevia sopimuksia yhteistyökumppanien kanssa.

Työsuhdeasiat

Pirkanmaan Setan hallitus toimii työnantajana. Suuri osa työntekijöistä työskentelee Sinuiksi-palvelussa, jonka rahoittaja on Stea. Toiminnanjohtajan esimiehenä toimii hallituksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan ollessa estynyt hoitamaan esihenkilötehtäviään, voi hallitus nimetä keskuudestaan henkilön hoitamaan tehtävää seuraavaan vuosikokoukseen asti.

Hallituksen puheenjohtaja neuvottelee työsopimuksista, vastaa allekirjoituksista, toiminnanjohtajan kehityskeskustelusta ja työnkuvan tarkastuksesta.

Toiminnanjohtaja on muiden työntekijöiden lähiesimies, paitsi ei-avustettavan toiminnan osalta talous- ja hallintovastaavan esimies on hallituksen puheenjohtaja. Leimari-lipunmyyntivastaavan esimiehenä toimii talousvastaava.

Esimies käy kehityskeskustelun työntekijöidensä kanssa.

Kehityskeskustelut käydään vuosittain ja samassa yhteydessä tarkistetaan työnkuvat. Merkittävät muutokset työnkuvissa vahvistetaan hallituksessa.

Ostopalveluina tuotetuissa palveluissa noudatetaan samaa järjestystä.

Työsuhteissa noudatetaan voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä Sosiaalialan järjestöjä koskevaa työehtosopimusta. Se määrittää mm. palkkaluokat, lomakertymät ja sairauslomakäytännöt.

Työntekijöillä on käytössä työajanseuranta, jota edellytetään käytettävän. Työajan seurannassa huomioidaan liukuva työaika. Työajanseurannan perusteella määräytyvät lomat ja mahdolliset ylityöt. 

Etätyöstä on tehty erillinen ohje. Etätyöstä tehdään erillinen sopimus.

Toiminnanjohtajan työsopimuksessa on sovittu erikseen kiinteä korvaus mm. matkustus-, ilta- ja viikonlopputyöstä.

Pirkanmaan Setalla on työterveyspalvelujen tuottajan kanssa työterveyssuunnitelma, jossa on kartoitettu mahdolliset painopistealueet ja työterveysriskien ennakointi. Työntekijöillä on yleislääkäritasoinen työterveyshuolto. Asiakastyötä tekevillä työntekijöillä on mahdollisuus työnohjaukseen.

 
Rekrytointi

Työntekijöiden rekrytoinnista ja ulkoisista ostopalveluista päättää ja vastaa yhdistyksen hallitus toiminnanjohtajan esityksestä. Hallitus vastaa työntekijöiden toimenkuvista. Hallitus valitsee keskuudestaan 1-3 jäsentä hoitamaan työhaastattelut ja rekrytointihakemukset yhdessä toiminnanjohtajan kanssa.

Yhdistyksellä voi olla myös tuntityöntekijöitä erikseen sovituissa tehtävissä. Korvaus voi olla myös erilliskorvaus. Tällaisia tehtäviä voivat olla mm. Sepäse-työpajojen koordinaattori, Pirkanmaan pride-koordinaattori, Leimari-lipunmyyntivastaava tai neuvontapalvelun puhelinpäivystäjät (mm. loma- ja kiireaikoina.)

Tuntityöntekijöiden etuihin ei sisälly työterveyshuolto.

Työnkuvat

Toiminnanjohtaja
Kokopäiväinen toiminnanjohtaja vastaa tuki- ja neuvontapalvelun ja koko yhdistyksen avustettavasta toiminnasta. Toiminnanjohtajan työajasta 70 prosenttia on suoraa asiakas- ja neuvontapalvelutyötä. Toiminnanjohtaja vastaa ryhmänvetäjien työnohjauksesta.
Noin 30 prosenttia työstä on hallinnointia, avustusten hakemista, viestintää, tiedon tuottamista, sidosryhmäyhteistyötä, koulutuksien järjestämisestä sekä johtoryhmän ja yhdistyksen hallituksen sihteerinä ja esittelijänä toimimista.

Neuvontatyöntekijä
Kokopäiväinen järjestötyöntyöntekijä toimii neuvontapalvelussa. Työ sisältää puhelinpäivystyksen, anonyymeihin verkkokysymyksiin vastaamisen, ajanvarauksella toimivan yksilövastaanoton sekä etsivää some-työtä. Ajan salliessa työ sisältää myös kouluttamista ja tiedon tuottamista sekä muita yhdistys- ja ryhmätoiminnan ylläpitämiseen liittyviä tehtäviä. Asemapaikkana on Tampere, mutta työtä voi tehdä etänä tehtävien siihen soveltuessa.


Talous- ja hallintovastaava
Osa-aikainen talousvastaava toimii toiminnanjohtajan työparina vastaten taloudesta, toiminnan toteutuksessa, suunnittelussa ja verkkotiedottamisessa. Hän huolehtii yhdistyksen käytännön hankinnoista (tilaukset, ostot, ryhmien tarvikkeet) ja toimintaedellytyksistä (koneiden huollot, yhteistyö taloyhtiön kanssa yms.).
Talousvastaava vastaa yhdistyksen taloushallinnosta. Hän huolehtii Sinuiksi-palvelun ja koko yhdistyksen taloudesta ja taloushallinnosta sekä osin hallinnosta.
 
Hänen toimenkuvaansa kuuluvat:
•   talousarvioiden tekeminen, seuraaminen ja raportointi
•   palkanlaskenta (työntekijät kaikkine sivukuluineen)
•   ilmoittaminen verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille jne.
•   yhteydenpito yllä mainittuihin tahoihin epäselvyyksien välttämiseksi
•   tiedon hankinta talous-, hallinto- ja työnantajuusasioista mm.
•   työnantajaliitosta, verottajalta jne.
•  lähtevien laskujen tekeminen
•   maksettavien laskujen tarkastaminen ja maksatus
•  tarvittavien tiliöintien tekeminen kirjanpitoa varten, merkinnät laskuihin
•  sekä tarvittavat lisäselvityspyynnöt laskun tekijälle ja tarvittaessa itse
• laskun teko annetuin tiedoin yhteistyössä toiminnanjohtajan kanssa
• tiivis yhteydenpito toiminnanjohtajaan ja hallitukseen, jotta kaikki yllä mainittu toteutuu
•  vastaa Leimari-toiminnasta ja muusta varainhankinnasta sekä omaisuuden hyvästä hoidosta eli ei-avustettavasta toiminnasta.

Hankinnat
Pirkanmaan Seta noudattaa hankintalakia. Vähäistä suuremmissa hankinnoissa toteutetaan tarjouskilpailu. Tällöin tarjous pyydetään yleensä kolmelta soveltuvaksi katsotulta palvelun tuottajalta. Tarjousten pohjalta valitaan kokonaistaloudellisesti järkevin vaihtoehto.

Talousvastaava ja toiminnanjohtaja yhdessä hyväksyvät 2000 euroa pienemmät hankinnat etukäteen. Yli 2000 euron kuluja aiheuttavat hankinnat esitetään johtoryhmälle, joka vie esityksen hallitukseen.

Vakuutukset

Yhdistyksen toiminta ja omaisuus on vakuutettava.

Tietoturva
Yhdistyksellä on tietosuojaselvitys, jossa määritellään Pirkanmaan SETA ry:n ja sen ylläpitämän valtakunnallisen neuvontapalvelun (Sinuiksi-palvelun) asiakas-, jäsen-, tiedotus- ja sidosryhmärekisteri
Yhdistetty informointiasiakirja (yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14) ja seloste käsittelytoimista (art. 30). Päivitetty: 10.12.2019.
Sinuiksi-palvelun verkkosivulle on koottu oma erillinen selvitys, joka käsittää myös anonyymin kysymyspalstan käytön: https://www.sinuiksi.fi/kayttoehdot

Toiminnanjohtaja on yhdistyksen tietosuojavastaava.

Palaute
Yhdistyksen ja sen neuvontapalvelun toiminnasta ja eri palvelumuodoista (ammatillisuus, vertaispalvelut, koulutus, tieto) kootaan aktiivisesti laadullista palautetta, jotta määrätilastojen lisäksi voidaan osoittaa palvelun vastaavan tarkoitustaan.
Erikseen tehtävien palautekyselyjen lisäksi esimerkiksi neuvontapalvelusta voi aina antaa palautetta osoitteessa: http://www.sinuiksi.fi/palaute-ja-yhteystiedot
 
TALOUS

Taloudenhoitoa koskevat yleissäännökset

Pirkanmaan Setan taloudenhoitoa koskevat yleissäännökset määräytyvät yhdistyslain (26.5.1989/503), kirjanpitolain (30.121997/1339) ja kirjanpitoasetuksen (30.12.1997) mukaisesti sekä yhdistyksen sääntöjen mukaisesti.

Talouden ohjaus ja seuranta

Yhdistyksen syyskokouksessa hyväksytään vuosittain toimintasuunnitelma ja budjetti seuraavaa tilikautta varten.

Yhdistyksen taloudenhoidosta vastaa talous- ja hallintovastaava yhdessä hallituksen kanssa. Pitkäjänteistä taloudenpidon seurantaa ja neuvontaa suorittaa sääntöjen määräämä talousvaliokunta, jota hallituksen on hyvä kuulla merkittävissä taloudenpitoon liittyvissä asioissa.

Talousvaliokunta koostuu kahdesta tai kolmesta henkilöstä ja se valitsee keskuudestaan itselleen puheenjohtajan. Keskittyy omaisuuden hoitamiseen ja kehittämiseen, mutta ei vastaa avustettavasta toiminnasta. Talousvaliokunnan puheenjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus yhdistyksen jäsenkokouksissa ja hallituksen kokouksissa. Talousvaliokunta valitaan viideksi vuodeksi kerrallaan.

Kirjanpito

Hallitus valitsee keskuudestaan tositetarkastajat, jotka ennen tositteiden kirjanpitäjälle toimittamista tarkastavat tositteiden oikeellisuuden.

Kirjanpito hoidetaan ja laaditaan hallituksen valitsemassa tilitoimistossa. Kirjanpitojärjestelmä perustuu hyväksytyn tilikartan mukaisiin tulo- ja menotileihin. Kirjanpidon tositteet numeroidaan vuosittain juoksevin numeroin. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen oikeellisuus tarkastetaan.

Hallituksen kokouksiin toimitetaan säännöllisesti selvitys yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Välitilinpäätös tuodaan hallitukseen.

Matkakorvaukset

Noudatetaan valtion matkustussääntöä.

Matkustussäännön mukaan työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin huomioon ottaen matkan ja asianomaisen hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukaisen ja turvallisen suorittamisen on mahdollista.

Pankkitilien käyttöoikeudet

Tilinkäyttöoikeus on talous- ja hallintovastaavalla ja toiminnanjohtajalla. Tilien käyttö- ja maksuoikeudelliset verkkopankkitunnukset on talous- ja hallintovastaavalla. Hänen sijaiselleen loman ajaksi voidaan myöntää vastaavat oikeudet. Verkkopankin katseluoikeus on jäsenrekisterin ylläpitäjällä. Uusista tilinkäyttöoikeuksista ja tilien avauksista päättää hallitus. Voimassa olevista tilinkäyttöoikeuksista on pidettävä ajantasaista luetteloa. Palkanlaskentaohjelman käyttöoikeus on talous- ja hallintovastaavalla.
Yhdistyksen luottokortit ovat toiminnanjohtajalla, talous- ja hallintovastaavalla ja neuvontatyöntekijällä.

Share Button